Administrasi Akademik

A. Ruang Lingkup

Kegiatan Administrasi Akademik meliputi:

  1. Pelayanan pendaftaran mahasiswa dan calon mahasiswa
  2. Penyelenggaraan ujian masuk
  3. Pencatatan dan pembuatan rekapitulasi pengajuan program studi mahasiswa
  4. Pencatatan nama staf pengajar sebagai Dosen Penasehat Akademik dan mahasiswa yang dibimbing
  5. Penetapan dan penyusunan Nomor Pokok Mahasiswa
  6. Pembuatan dan pelayanan formulir, kartu dan surat keterangan untuk mahasiswa
  7. Penyelenggaraan Orientasi Pengenalan Akademik (OPAK)
  8. Pengkoordinasian, penyusunan, pengaturan ujian dan gedung serta local perkuliahan, pengatur ujian dan monitoring presensi mahasiswa dan staf pengajar
  9. Pengumpulan, pengolahan dan penyimpanan data pribadi dan data akademik mahasiswa
  10. Pendaftaran ujian skripsi
  11. Pendataan alumni
  12. Pembuatan statistic.

B. Pendaftaran Ulang

Pada awal setiap semester diadakan pendaftaran ulang termasuk mahasiswa yang sedang menyelesaikan skripsi atau menunggu ujian. Pendaftaran dilakukan dengan cara sebagai berikut:

Membayar uang kuliah menurut ketentuan yang berlaku (kecuali bagi mahasiswa yang sedang menjalani cuti atau scorsing)

Mengisi formulir pendaftaran yang disediakan

Menyerahkan formulir disertai tanda pembayaran uang kuliah dan 4 buah pas foto ukuran 2×3, 3×4 dan 4×6

Mahasiswa harus melampirkan foto copy Ijazah yang dilegalisir

Pendaftaran dilaksanakan pada waktu yang telah ditetapkan di tempat yang telah disediakan.

C. Pelayanan Kepada Mahasiswa

  1. Pelayanan Akademik

Setiap mahasiswa yang telah memenuhi persyaratan berhak:

  1. Mengikuti perkuliahan dan kegiatan akademik lainnya yang diselenggarakan oleh lembaga-lembaga di lingkungan STAIDA
  2. Memperoleh transkrip nilai mata kuliah yang telah diambil
  3. Dapat memperoleh kartu mahasiswa
  4. Memperoleh pelayanan perpustakaan
  5. Surat-surat keterangan
  6. Beasiswa
    1. Calon mahasiswa yang telah memiliki hafalan 10 juz dan dinyatakan lulus dalam tes hafalan oleh tim penguji akan diusahakan untuk mendapat beasiswa selama masa studi
    2. Mahasiswa yang ternyata kurang mampu membiayai studinya sedangkan prestasi akademiknya baik (susuai ranking) diusahakan memperoleh bantuan beasiswa
    3. Bagi yang sudah mendapat beasiswa dan ternyata tidak membayar uang SPP maka bantuan beasiswa akan dihentikan.
    4. Mahasiswa yang diusahakan mendapat beasiswa harus memenuhi kriteria :
  • Ø Diutamakan yang mau mentaqrir hafalan dari juz 1 sampai marhalah akhir dengan kualitas A
  • Ø IP minimal 3,00
  • Ø Loyalitas tinggi
  • Ø Dari keluarga kurang mampu
  1. Setiap mahasiswa yang memperoleh beasiswa baik melalui STAIDA maupun sendiri harus melapor kepada PUKET III
  2. Sumber Beasiswa
    1. Yayasan Supersemar
    2. Yayasan Darul Furqon
    3. BAZIS (Badan Amil Zakat Infaq dan Sadaqah) Kota Payakumbuh
    4. CSR BUMN melalui pemko
    5. Dan lain-lain baik yang berbentuk lembaga maupun perorangan

D. Cuti Kuliah                            

  1. Cuti kuliah adalah masa istirahat dari kegiatan akademik dan non akademik dalam aktu tertentu selama yang bersangkutan mengikuti pragram studi di STAIDA Payakumbuh yang ketetapannya dikeluarkan oleh Ketua
  2. Cuti kuliah dapat berupa cuti yang direncanakan dan yang tidak direncanakan
  3. Cuti kuliah yang direncanakan diberikan kepada mahasiswa yang telah memperoleh sekurang-kurangnya 40 sks. Masa cuti maksimum 2 semester baik berturut-turut atau tidak selama masa studi
  4. Cuti kuliah yang tidak direncanakan diberikan kepada mahasiswa karena hamil atau alasan kesehatan lebih dari 1.5 bulan dengan bukti surat keterangan dokter
  5. Cuti kuliah yang diberikan tidak diperhitungkan dalam masa studi
  6. Mahasiswa yang cuti kuliah harus memenuhi/melampirkan:
  7. Bebas administrasi keuangan dari bagian keuangan
  8. Bebas perpustakaan
  9. Mahasiswa yang cuti kuliah tidak akan mendapatkan pelayanan
  10. Permohonan cuti kuliah yang direncanakan diajukan secara tertulis kepada Rektor melalui Bagian Akademik selambat-lambatnya 1 minggu sebelum pendaftaran semester yang bersangkutan
  11. Mahasiswa yang telah selesai menjalani cuti kuliah wajib mendaftar ulang pada semester yang bersangkutan
  12. Mahasiswa yang mengajukan cuti kuliah yang tidak direncanakan maka SPP tidak dapat ditarik kembali

Mahasiswa dapat mengajukan cuti kuliah dengan ketentuan sebagai berikut:

Cuti kuliah dapat diberikan kepada  mahasiswa yang telah memperoleh paling kurang 40 sks

Cuti kuliah tidak boleh lebih dari dua semester berturut-turut dan masa cuti kuliah tidak diperhitungkan dalam batas waktu studi

Permohonan cuti kuliah setelah disetujui oleh dosen Penasehat Akademik dan Ketua Jurusan disampaikan kepada Ketua  STAIDA untuk dibuat surat keputusannya.

Mahasiswa yang sedang cuti kuliah tidak diperkenankan tinggal di asrama

Mahasiswa dikatakan non aktif apabila hanya tinggal kuliah maksimal 5 mata kuliah (10 sks) setelah semester 8.

E. Perpindahan Kuliah (transfer)

  1. Perpindahan antar jurusan
  2. Perpindahan mahasiswa antar jurusan di lingkungan STAIDA dapat dilakukan sesuai dengan program Tahfidz yang bersangkutan
  3. Bagi mahasiswa yang baru masuk semester 1 (satu) karena tidak ada kesesuaian dengan pilihan sebelumnya, boleh pindah ke jurusan lain paling lambat 2 minggu setelah perkuliahan
  4. Perpindahan seperti pada point b dilakukan jika masih ada tempat yang telah mendapat persetujuan dari pimpinan STAIDA
    1. Perpindahan dari luar STAIDA
      1. Perpindahan mahasiswa dari luar STAIDA dapat diterima dengan ketentuan:

1)     Ada tempat pada jurusan yang dituju yang memungkinkan untuk penerimaan.

2)     Surat permohonan pindah diajukan kepada Ketua STAIDA dengan dilampiri:

  • Surat Keterangan dari perguruan tinggi asal
  • Transkrip nilai secara keseluruhan
  • Pas photo 3×4 sebanyak 5 lembar
  1. Bila calon mahasiswa pindahan diterima, maka Ketua STAIDA menerbitkan surat keputusan yang meliputi:

1)     Mata kuliah serta jumlah sks dari perguruan tinggi asal yang diakui dan diterima sebagai pindahan

2)     Mata kuliah serta jumlah sks dari kurikulum fakultas bersangkutan yang harus ditempuh oleh mahasiswa pindahan tersebut

3)     Batas waktu studi

4)     Tembusan surat Ketua disampaikan kepada Ketua Yayasan Darul Furqon melalui Kabag

  1. Perpindahan Dari STAIDA Payakumbuh
    1. Mahasiswa dibolehkan pindah dari STAIDA Payakumbuh setelah memenuhi persyaratan.
    2. Mahasiswa bersangkutan harus mengajukan permohonan tertulis kepada Ketua dengan melampirkan:
  • Bebas administrasi keuangan dari bagian keuangan
  • Bebas perpustakaan
  • Bebas Kewajiban lain-lain
  1. Ketua menerbitkan Surat Keterangan Keluar Studi atas permintaan sendiri dengan lampiran transkrip nilai dan tembusan kepada Ketua Yayasan.